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Apresentação

Escrito por Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento | Publicado: Sexta, 18 Novembro 2016 23:16

Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma administração e o seu uso social e/ou histórico é conseqüência da importância dessas atividades no seio da sociedade. A sua organização, preservação e destinação devem levar em conta, primeiramente, o seu uso administrativo e depois seu uso social. Os órgãos da Administração Estadual surgiram para cumprir funções de caráter público, têm missão, metas e objetivos a serem alcançados.

Nas transformações constantes das estruturas organizacionais, muitas informações de valor efêmero são registradas e muitas outras são replicadas em diversos documentos. O custo de manutenção e as dificuldades de acesso conduzem à idéia de que é preciso racionalizar o uso dos documentos e manter o que é preciso apenas pelo tempo necessário no local adequado. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram-se em sua maioria disseminada entre os diversos agentes do serviço público. Entretanto, nas relações formais entre suas diversas instâncias e com os cidadãos, o estado privilegia, ainda, a informação escrita produzindo documentos (independente do suporte) em larga escala. O valor de prova dos documentos (informação escrita) se enraíza e se expande pela administração pública, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a devida gestão tornam-se ineficazes.

Na sociedade contemporânea caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, gestores necessitam de informação para se posicionarem frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento fornecendo dados para o processo decisório. Na esfera pública a informação permite ainda, a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual, portanto o acesso rápido e seguro à informação, constitui-se em passo importante para o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.

As normas estabelecidas por meio da legislação vigente na esfera federal e estadual, bem como pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq -, relativamente à gestão de documentos públicos buscam orientar as práticas arquivísticas regulamentando os procedimentos para produção, uso e destinação da documentação.

O Governo do estado de Goiás, mediante a Superintendência de Suprimentos e Logística da Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento, nos termos das normas que regulamentam sua atuação, tem a competência de promover a gestão do Arquivo Central e implantar o Sistema de Gestão de Arquivo, no âmbito do Poder Executivo, objetivando dar efetividade à gestão documental.


ESCOPO

Estabelecer critérios e normas relativas à organização, produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento das informações e documentações produzidas e recebidas no exercício das atividades desenvolvidas no âmbito da SEGPLAN, e demais órgãos da Administração Pública do Poder Executivo, com vistas ao atendimento das necessidades imediatas de liberação de espaço físico, racionalização do fluxo de documentos, transparência na gestão, preservação dos documentos e recuperação da informação com segurança e rapidez.


LEGISLAÇÃO

DECRETO N° 7.425, DE 16 DE AGOSTO DE 2011, institui o Sistema de Gestão de Suprimentos e Logística no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder executivo, regulamenta o cadastro Unificado de Fornecedores do Estado – CADFOR – e dá outras providências. Publicado no DOE de 17/08/11.

LEI N° 16.226, DE 08 DE ABRIL DE 2008, dispõe sobre os arquivos no âmbito estadual.

LEI N° 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos e privados e dá outras providências.


ATOS NORMATIVOS

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 14 DE MARÇO DE 2013
, publicada no Diário Oficial do Estado de Goiás em 22/03/13 - dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, estabelece critérios para avaliação da massa documental acumulada, classificação do grau e prazo de sigilo e procedimentos para a eliminação, transferência, recolhimento de documentos ao Arquivo Central do Estado, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo. (alterada, em parte, pela Instrução Normativa n° 06/2014)

ANEXO I - TABELA DE TEMPORALIDADE

ANEXO II - LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO III -EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO IV -TERMO DE ELIMINAÇÃO

ANEXO V - FORMULÁRIO PARA TRANSFERÊNCIA OU RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOSDE ARQUIVO

ANEXO VI - RELAÇÃO DESCRITIVA DA UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO

ANEXO VII - TERMO DE CLASSIFICAÇÃO


INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 06/2014 - publicada no Diário Oficial do Estado de Goiás em 13 de agosto de 2014 - altera dispositivos da Instrução Normativa n° 04/2013, de 14 de março de 2013 e dá outras providências.

ANEXO ÚNICO - RECIBO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO CENTRAL

 

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO DA SEGPLAN

PORTARIA N° 091/2013, de 30 de abril de 2013 – publicada no DOE em 07/05/13.

PORTARIA Nº 170/2012170/2012 (revogada), dispõe sobre alteração do art. 1° da Portaria n° 396/2011.

PORTARIA N° 396/2011, PUBLICADA NO DOE DE 09/08/11, institui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, visando aplicação de procedimentos para avaliação dos documentos de arquivo e elaboração da tabela de temporalidade no âmbito da SEGPLAN, e revoga a Instrução Normativa n° 8, de 17/03/05, com ressalva do Anexo I.



COMISSÃO DE IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

PORTARIA N° 397, PUBLICADA NO DOE DE , 24/08/11, designa servidores para realizar trabalhos de identificação dos conjuntos documentais.


TABELAS DE TEMPORALIDADE

ANEXO I, TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS, adotada pela IN/04-2013.

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PÚBLICOS – ATIVIDADE MEIO – CONARQ.

TABELA DE TEMPORALIDADE DA SEGPLAN (em desenvolvimento)


MANUAIS E FORMULÁRIOS

ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS

FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº 01/2013

ATA DE ELIMINAÇÃO Nº 01/2013

EDITAL DE ELIMINAÇÃO Nº 01/2013


As solicitações de processos e documentos junto ao Arquivo Central, devem ser realizadas por meio do endereço eletrônico:

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