Gestão de Documentos

Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma administração e o seu uso social e/ou histórico é conseqüência da importância dessas atividades no seio da sociedade. A sua organização, preservação e destinação devem levar em conta, primeiramente, o seu uso administrativo e depois seu uso social. Os órgãos da Administração Estadual surgiram para cumprir funções de caráter público, têm missão, metas e objetivos a serem alcançados.

Nas transformações constantes das estruturas organizacionais, muitas informações de valor efêmero são registradas e muitas outras são replicadas em diversos documentos. O custo de manutenção e as dificuldades de acesso conduzem à idéia de que é preciso racionalizar o uso dos documentos e manter o que é preciso apenas pelo tempo necessário no local adequado. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram-se em sua maioria disseminada entre os diversos agentes do serviço público. Entretanto, nas relações formais entre suas diversas instâncias e com os cidadãos, o estado privilegia, ainda, a informação escrita produzindo documentos (independente do suporte) em larga escala. O valor de prova dos documentos (informação escrita) se enraíza e se expande pela administração pública, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a devida gestão tornam-se ineficazes.

Na sociedade contemporânea caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, gestores necessitam de informação para se posicionarem frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento fornecendo dados para o processo decisório. Na esfera pública a informação permite ainda, a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual, portanto o acesso rápido e seguro à informação, constitui-se em passo importante para o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.

As normas estabelecidas por meio da legislação vigente na esfera federal e estadual, bem como pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq -, relativamente à gestão de documentos públicos buscam orientar as práticas arquivísticas regulamentando os procedimentos para produção, uso e destinação da documentação.

O Governo do estado de Goiás, mediante a Superintendência de Suprimentos e Logística da Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento, nos termos das normas que regulamentam sua atuação, tem a competência de promover a gestão do Arquivo Central e implantar o Sistema de Gestão de Arquivo, no âmbito do Poder Executivo, objetivando dar efetividade à gestão documental.

Escopo

Estabelecer critérios e normas relativas à organização, produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento das informações e documentações produzidas e recebidas no exercício das atividades desenvolvidas no âmbito da SEGPLAN, e demais órgãos da Administração Pública do Poder Executivo, com vistas ao atendimento das necessidades imediatas de liberação de espaço físico, racionalização do fluxo de documentos, transparência na gestão, preservação dos documentos e recuperação da informação com segurança e rapidez.

Legislação

Decreto n° 7.425/2011, institui o Sistema de Gestão de Suprimentos e Logística no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder executivo, regulamenta o cadastro Unificado de Fornecedores do Estado – CADFOR – e dá outras providências. Publicado no DOE de 17/08/11.

Lei n° 16.226/2008, dispõe sobre os arquivos no âmbito estadual.

Lei n° 8.159/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos e privados e dá outras providências.

Atos Normativos

Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Segplan

Comissão de Identificação de Documentos

Tabelas de Temporalidade

Manuais e Formulários

Eliminação de Documentos

As solicitações de processos e documentos junto ao Arquivo Central, devem ser realizadas por meio do endereço eletrônico:

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